The launch of a website is a very intense period. Every step taken in the project have to come together at that point. Everything has to be correct. Still to often it goes wrong.

The reasons for the failure of such a process are multiple. One thing that happens most is that people tend to panic because everything HAS to go well. That means stress. And when there is Stress people tend to forget things.

At those times its handy to have a checklist. Simply cross off the things you have to do, you won’t forget a thing. The owners of the website "BoxUK" are helping us with that. They published the checklist below. It’s a pretty complete checklist. For some projects things can be cut for others things have to be added. But in general it is the ‘ultimate checklist’.

PS Are you interested in a workshop on how you can manage a project like this? Get in touch!

From Bas van den Beld Bas van den Beld: Speaker, Trainer, Moderator and writer

I found this video featuring SEO Strategist Jessica Bowman. She talks about what can go wrong in SEO projects. And as we all know, we can learn from our mistakes .

From Bas van den Beld Bas van den Beld: Speaker, Trainer, Moderator and writer

Good project management depends on a lot of factors. Therefore its good to set some rules . But tips like these in this video also are well worth listening to!

From Bas van den Beld Bas van den Beld: Speaker, Trainer, Moderator and writer

[lang_nl]Ik ben net terug van twee weken vakantie. Helemaal (nou ja bijna helemaal) offline geweest. Dat kan erg lekker zijn. En je doet er goede ideeën op. En sommige dingen vallen op. Zo viel me als projectmanager van internetprojecten weer eens op dat projectmanagement overal terugkomt. Niet alleen bij de bouw van een internetsite. Projectmanagement is bijvoorbeeld ook het goed managen van een vakantie. Regel je je zaakjes niet goed zal je vakantie tegenvallen. Regel je het wel goed heb je een leuke vakantie.

Ik ben dus net terug van vakantie. Het was heerlijk, maar op een aantal dingen had ik mijn ‘projectmanagement’ misschien wat beter kunnen doen. Ik kwam tot tien dingen die je kan leren van op vakantie gaan die gerelateerd zijn aan het projectmanagement rondom de bouw van een internetsite.[/lang_nl][lang_en]I just returned from two weeks holiday. Completely (well almost) offline. That can be very relaxing. You think of some good ideas and some things stand out. For example, I noticed as project manager of Internet, once again, that project management is everywhere. Not only in constructing a website. Project Management, for example, is also the proper management of a holiday. If you don’t manage your things your holiday will be a disaster. Manage it really good and you’ll have a great holiday.

So I just got back from holiday. It was delicious, but on a number of things I maybe should have done my ‘project management’ better. Therefore I came up with ten things you can learn from going on holiday related to project management around the construction of an Internet site:[/lang_en]

[lang_nl]1 Zorg voor de juiste spullen
Een vakantie moet ontspannen zijn. Daarom moet je de juiste spullen hebben. Als je gaat kamperen betekent dit bijvoorbeeld een goede tent, waarin je niet nat wordt als het regent of die omvalt bij het eerste de beste zuchtje wind. Het is niet verstandig te ‘beknibbelen’ op je spullen: datgene waarmee je de vakantie door moet, moet goed zijn. En goedkoop is duurkoop. Dit geldt natuurlijk ook bij (internet) projectmanagement. Kies niet voor automatisch de goedkoopste leverancier of systeem, maar kijk goed wat je nodig hebt. Te vaak begint slecht projectmanagement bij de verkeerde keuze van het materiaal of leverancier.

2 Weet met wie je gaat
Je vakantiegezelschap is van groot belang voor het slagen van je vakantie. In mijn geval zat dat wel goed, ik ging met vrouw en kinderen. Ga je echter met vrienden op vakantie realiseer je dan goed dat je gezelschap 24 uur per dag voor langere tijd rondom jou heen is. Dat is met de ene vriend(in) makkelijker dan met de andere. Is de reispartner iemand die van vroeg opstaan houdt terwijl jij lang wil uitslapen? Of wil je reispartner veel plaatsen bekijken en jij niet? Dat kan wel eens voor problemen zorgen. Bedenk dus goed wie je meeneemt. In een project is dit ook belangrijk. Zorg dat je de juiste mensen in het project hebt die dezelfde kant op willen. Verschillende projecten lopen stuk op verschillende ideeën van de betrokkenen over het eindresultaat.

3 Doe wat voorwerk
Ik was op vakantie naar Slovenië. We hadden ons voorwerk redelijk voor elkaar, maar toch niet helemaal. Zo was onze gasfles (het materiaal dus…) na een paar dagen leeg. Wij moesten dus op zoek naar nieuw gas. In bijvoorbeeld Frankrijk kan je op elke straathoek een nieuwe fles halen. In Slovenië dus niet… We hebben vijf dagen gezocht naar een plek om de gasfles bij te vullen en eindigden uiteindelijk ergens op een industrieterrein. Die avond las mijn vrouw in de reisgids dat gasflessen bijvullen in Slovenië erg lastig was… Dat hadden we dus eerder kunnen weten. Voorwerk is ook belangrijk bij internetprojecten. Weet wat wel en niet kan voor je het in een plan verwerkt. Lees je in dus. Controleer dit bij de specialisten en je voorkomt verassingen.

4 Soms is de route anders
Nederlanders vertrouwen steeds meer op hun TomTom. De ANWB krijgt dan ook steeds meer meldingen binnen van vakantiegangers die de weg kwijt zijn omdat hun TomTom het begeven heeft of omdat de TomTom een omleiding niet kent of nog niet weet dat een kruispunt een rotonde is geworden. Hier moet je dus rekening mee houden en je niet blind staren op je TomTom. Weet dat je ook zelf een andere route zal moeten kunnen vinden. En besef vooral dat dit kan gebeuren. Ook in internetprojecten gebeurt dit wel eens. Soms gaat het even niet zoals je zelf hebt bedacht hoe het moet. Je moet dan een andere weg zien te vinden.

5 Andere landen = andere leefwijze
In andere landen houden mensen er een andere leefwijze op na. In zuidelijke landen als Italië en Spanje wordt bijvoorbeeld een siësta gehouden. De winkels zijn dan dicht. Er zijn nogal wat Nederlanders die dan verongelijkt voor een dichte deur van een supermarkt staan. Of wist je dat op maandag in Frankrijk de musea dicht zijn? Om nog maar niet te beginnen over het ontbreken van de oer-hollandse dingen als pindakaas en kroketten. In andere landen gaat het er nou eenmaal anders aan toe. Ook bij internationale projecten moet je hiermee rekening houden. Niet iedereen werkt op dezelfde manier. Dat geldt zelfs voor ‘binnenlandse’ projecten: niet iedereen doet het zoals jij het doet of wil doen.

6 Ga niet midden op of onderaan een heuvel staan
Als je gaat kamperen moet je een tent opzetten. Soms kan dat op een keurig afgemeten plaats, maar soms ook niet. Dan heb je een camping waar je even moet zoeken wat de beste positie is voor je tent. Hierbij is het belangrijk dat je je tent goed positioneert: niet vol in de zon, ingang naar de juiste kant en vooral: niet op een heuvel staan. Je rolt niet alleen je bed uit, als het gaat regenen komt al het water zo je tent in… Ook bij het opzetten van een website moet je rekening houden met waar je gaat ‘staan’: kijk naar het landschap om je heen. Richt je op de juiste doelgroep en begeef je niet op een hellend vlak. Doe onderzoek voordat je het project aanvangt. Bijvoorbeeld naar concurrenten en of er wel een markt is voor wat je wil.

7 Eet eens wat anders
Er zijn mensen die zweren bij Hollandse kost, ook al zijn ze in het buitenland. Die zoeken de patat en kroketten gewoon op. Ik ben niet zo iemand. Ik wil juist graag eens wat anders proberen en genieten van datgene wat de buitenlandse keuken brengt. De ene keer gaat dat goed, de andere keer is dat verschrikkelijk. Maar door verandering van spijs ga je eten. En bovendien: als je weet wat je ergens anders kan krijgen kan je thuis ook beter kiezen wat je wil eten. Net zo goed voor projecten: door soms een andere leverancier te kiezen, een andere site te bezoeken of te kijken hoe je concurrenten het doen kan je veel beter bepalen wat jij ‘lekker’ vind en wat goed is voor het slagen van jouw project.

8 Niet iedereen spreekt dezelfde taal
Mijn zoontje van 3 stond tegen een Italiaans jongetje 10 keer hetzelfde te vertellen en nog begreep het Italiaanse jongetje er niks van. Die vriendschap was een kort leven beschonken… Soms is het dan handig als papa of mama even helpt en vertaalt. Soms is het gewoon ‘not meant to be’. Sommige Nederlanders trekken zich hier overigens niks van aan en beginnen gewoon harder te praten in plaats van in een andere taal… Zeker in internetprojecten spreken diverse partijen een andere taal. Programmeurs bijvoorbeeld spreken duidelijk een andere taal dan opdrachtgevers. Het gesprek tussen mijn zoontje en het Italiaanse jongetje zou net zo goed een gesprek kunnen zijn tussen een programmeur en zijn opdrachtgever.

9 Soms moet je wachten…
Op de heenreis was ik anderhalf uur verwijdert van mijn eindbestemming toen we in Oostenrijk voor een tunnel in de file kwamen te staan. Bijna zes uur later was ik eindelijk in die tunnel… Een frustrerend aantal uren (hoewel mijn zoontje op de snelweg heeft gevoetbald, hoeveel kunnen hem dat navertellen ). En zo wachten op een heleboel vakanties veel meer mensen langere tijden. Op vliegtuigen, treinen, bussen of in de file. Soms moet je gewoon wachten en weet je dat je vertraging oploopt. Erg frustrerend maar niks aan te doen. Ook dit zie je in projecten vaak terug. Veel projecten worden niet op tijd opgeleverd. En dus moet je wachten… Geloof me, als je er van tevoren rekening mee houdt is het veel minder erg…

10 Relax en neem afstand!
Tot slot: een vakantie is er om te ontspannen. Zorg dus dat je relaxed. Dat je loskomt van datgene wat je in je dagelijkse werkzaamheden bezighoudt. Of dat nou is door veel te wandelen of te sporten of juist veel op het strand te liggen en veel te drinken moet je zelf uitzoeken, maar door te ontspannen en afstand te nemen gaat alles na de vakantie een stuk makkelijker. Ook in projecten is het soms belangrijk afstand te nemen en te relaxen. Gewoon even laten gaan en je zal zien dat de volgende stap een stuk frisser en effectiever zal zijn…[/lang_nl][lang_en]1 Use the right equipment
A vacation should be relaxing. So you must have the right equipment. If you go camping this means, for example, a good tent, one where you will not get wet when it rains or who falls down at the first breeze. It is not wise to ‘be cheap’ on your equipment: what you take on holiday should be good. And being cheap will probably mean bad stuff… This applies also to (Internet) project management. Choose not to comply with the cheapest supplier or system, but think carefully about you need. Too often poor project management starts with the wrong choice of material or supplier.

2 Know with whom you go
You’re travel companion is of great importance for the success of your holiday. In my case that was no problem, I went with my wife and kids. However if you go on holiday with one of your friends realize that your travel companion will be around you 24 hours a day for a longer period. This is easier with some friend than with another. Is the travel partner of someone who gets up early while you are a long sleeper? Or do you want to travel many places and he does not? That can sometimes cause problems. Think well off who you take on holiday. In a internet project this is also important. Make sure the right people in the project have the same goals. Several projects have failed because of different ideas about the final results  of a project.

3 Do some preparation
I was on holiday in Slovenia. We had done our preparations reasonable well, though not entirely. Thus our gas cylinder (the material so…) got empty after a few days. We were therefore looking for new gas. In France for example, you can get a new bottle on every street corner. In Slovenia you cannot… It took us five days to find a place for the gas cylinder to get filled and eventually ended up somewhere on an industrial estate. That night my wife read in the travel guide that refilling gas cylinders in Slovenia was very difficult… That we could have known earlier. Preparation is also important in Internet projects. Know what can and can not do and put it in a plan. Read about possibilities. Check with the specialists and you will avoid surprises.

4 Sometimes the route changes
Dutch increasingly rely on their TomTom. The ANWB will get more and more reports of holidaymakers who lost their way because their TomTom is broken, or because the TomTom does not know a diversion or still doesn’t know that a roundabout has become a crossroad. Here, you would take that into account and you do not blindly stare at your TomTom. You have to be able to find another route. And above all realize that this can happen. Also in Internet projects this sometimes happens. Sometimes it is not as you yourself have thought it should be. You have to find another way.

5 Others countries = other lifestyle
In other countries people have a different lifestyle. In southern countries like Italy and Spain, for example, they have a siesta. The shops are then closed. There are quite a few Dutch people who stand before a closed door of a supermarket with a angry look on their face. Or did you know that on Monday in France all museums are closed? And not to get started about the lack of the typically Dutch things like peanut butter and ‘kroketten’. In other countries things are simply different. Also in internet projects you should take this into account. Not everyone works the same way. That is true even for both international as national projects: not everybody does it like you do or want to do.

6 Don’t put your tent in the middle or bottom of a hill
If you go camping you have a tent to set up. Sometimes that can be on a neat prepared spot, but sometimes not. Then you have a campsite where you just need to find out what the best position is for your tent. It is important that your tent is well positioned: not in the sun, entrance to the right side and especially not on a hill. You not only roll out of your bed, as the rain comes, all the water in will flood in your tent… Also in setting up a website you must take into account where you place your website: look at the landscape around you. Aim at the right target. Do your research before the project begins. For example, look at competitors and whether there is a market for what you want.

7 Try eating something else
There are people who swear by Dutch food, even if they are abroad. I’m not like that. I just love to try something different and enjoy what the foreign cuisine has to offer. Sometimes that goes well, other times I get terrible food. But if you know what you can het somewhere else you’ll get better choosing what you want to eat at home. Just as well for internet projects: sometimes try a different supplier, look at another site or watch your competitors can help you determine what you like and find out what is good for the success of your project.

8 Not everyone speaks the same language
My 3 year old son stood and talked to an Italian boy and repeated what he said 10 times and still the Italian boy didn’t understand anything. That friendship was bound to have a short-live… Sometimes it can be useful if dad or mom helps out and translates. And sometimes it’s just ‘not meant to be’. Especially in internet projects various parties speak a different language. Programmers for example, speak a very different language than clients. The conversation between my son and the Italian boy could just as well have been a conversation between a programmer and his client.

9 Sometimes you need to wait…
On the outward journey, I was a one and a half hours away from my final destination when in Austria we hit a traffic jam just before entering a tunnel. Nearly six hours later I was finally in that tunnel… A frustrating number of hours (although my son got to play soccer on the highway, how many boys can say that;)). A lot more people are spending time waiting on holidays. On planes, trains, buses or in traffic. Sometimes you just wait and you know that you are delayed. Very frustrating but nothing can be done. This too often you see in projects. Many projects are not on time. And so you have to wait… Believe me, if you have previously taken into account it is much less frustrating…

10 Relax and step back!
Finally, a vacation is to relax. Make sure that you are relaxed. That you get away from what you do in your daily work. Whether that is taking a long walk or play sports or relax on the beach, and have too much to drink you have to figure out yourself, but by relaxing and taking away everything after the holidays work will get a lot easier. Also in projects it is sometimes important to distance yourself and relax. Just let go and you will see that the next step will be a lot fresher and more effective…[/lang_en]

[lang_nl]Voetballen op de snelweg[/lang_nl][lang_en]Playing soccer on the highway[/lang_en]

From Bas van den Beld Bas van den Beld: Speaker, Trainer, Moderator and writer

This morning I read a remarkable post on the Computable- website. "Customer is weakest link in ICT projects" was the title of the piece. It appears that the Catholic University of Mechelen has conducted an investigation showing that the customer plays an important role in the failure of an ICT project. The title made believe it was worse than it really is, but there is certainly a core of truth in it. But whether the customer is really the weakest link…

In the investigation "An exploration of the failure and success of IT projects – Review with project managers" researchers Ruben and Dave Callewaert have made a list of fourteen categories of factors contributing to the failure of an ICT project. Off course on off the factors is often poor project management. In addition, there are a number customer-factors that play an important role: problems with the goal descriptions, lack of support by management, changing requirements and problems in communication.

These are all things which are extremely important to the success of an ICT (or Internet) project. And these components should be very well-managed by the project manager. I believe that the project management of a project is the key to success.

A customer can be a ‘weak’ link, but certainly not the weakest. A project manager must ensure that a customer is protected  "against himself”.

Each of the four aforementioned factors are written ‘ to the customer ‘ accounts. But there is indeed a great responsibility for the contractor in each of those points. The contractor is the expert when it comes to this kind of implementations, not  the customer.

Is the goal description not sufficient? Then the contractor must respond and make it clear that a clear description of the purpose is important. Is there no support from the management? The contractor should be able to calculate this risk and take measures against it. Are the requirements changing a lot? That is absolutely not so crazy. A customer ‘learns’ during the process and therefore the requirements should be adjusted. This may, up to a certain extent, be taken into account by being flexible with the requirements and procedures. And finally, problems in communication may not only be deposited at the customer, because when there are two communicating, two will be ‘guilty’ if there is no good communication.

Of course, a contractor can not intervene in all such matters or sometimes does not have the knowledge. The report of the researchers Malinois is now only one more proof of my idea that an external project manager actually is the key to success in Internet technologies (ICT) project…

What do you think?

From Bas van den Beld Bas van den Beld: Speaker, Trainer, Moderator and writer

For some time I’ve been working on a new website for my company NetTraject. The old site has certainly had its benefits but is not anymore of this time. Not only the technology was outdated, especially the design was hopelessly outdated. Now there’s a new website, but I need the help of the visitors of this blog for the final step.

One of the technical partners with whom I work with a lot, Cymeq Software, I requested to develop a new website for me. As usual, the technique was the least time spent in the entire process. It took more time before the design was at my likings, and still longer for the content of the website to be get ready.

Well, ready… at the moment the website is actually still not ready. There is still lacking content. But that is content that may be temporary but missed. In addition, the website has not been optimized for search engines (I’m losing a PageRank of 5…) and I’m still not satisfied with the pictures on the website. Both the pictures who support the text as well as the header images do not meet my needs yet. Finally, the bilingualism is (still) not implemented, but I think that’s  a problem for later on.

Nevertheless, the website is already live, in beta. I just not give it very much publicity. There is still no ‘official launch. " Why you launch a website which is still not ready? A few reasons. First, it was really necessary that the old website was replaced. I would also like to test and improve the site. And how can you do better do that than online and with the help of your visitors?

So I’m looking for comments. Positive and negative. And I’m looking for pictures. Who can help me? Through this way, I would like to invite my visitors to this blog to take a look at www.nettraject.nl and to provide me with commentary. Shoot me .
The person with the best tips / images or comments will get a free webscan of their site and a blog post about that site on this blog!

A number of things which I already want to make improvements on:

• Headers: Other photos
• Forms: there are still a number of forms missing
• Images: more and better images to accompany the texts
• Content: More content and news
• "Typos": there are still typing errors and ambiguities in the texts
• Search: The search is still not working well

Will you help me? You can comment below this post! Look at www.nettraject.nl for the website I’m talking about!

From Bas van den Beld Bas van den Beld: Speaker, Trainer, Moderator and writer

A large Internet project can sometimes take months. Chances are that the project can get long and boring to the project members, whether they are suppliers or paying customers. That affects the performance. Therefore rule 15:

Try to keep the fun
It is a difficult rule on something that just does not let’s itself be controlled to easily. Keeping a project ‘fun’ can be done in many different ways. In any case you must try to continue to challenge the project members.

To ensure that your project stays ‘fun’ you  should in any case keep your project members involved in making the product even better and getting the process even more smoothly. Make sure they feel they can think a long. Make sure you reserve time in the project for these things.

Maintaining a fun project takes more than occasional dinners with all team members. It is important that the team members are being kept informed about what is happening and can think about the project. They must always feel they can come to the project manager with their concerns and ideas. Therefore make sure your communication is crisp and clear. And indeed take them on a day out once in a while…

From Bas van den Beld Bas van den Beld: Speaker, Trainer, Moderator and writer

There are a lot of reasons why a project can fail. In this YouTube video ten signs are given. I can name another ten, but this is a good start.

From Bas van den Beld Bas van den Beld: Speaker, Trainer, Moderator and writer

[lang_nl]Iedereen heeft zo zijn eigen specialiteit. Daarom werk je immers voor dat ene bedrijf of in die bedrijfstak. Een leverancier wordt ingehuurd vanwege diens kennis van zaken op een gebied waar de opdrachtgever geen of minder verstand van heeft. Regel 14 richt zich op het gat tussen deze twee:

Hou rekening met ontbrekende kennis
Het is moeilijk om je te verplaatsen in een ander. Het is nog moeilijker je te verplaatsen in de kennis van een ander. De neiging is er snel om maar aan te nemen dat een ander je begrijpt. Die neiging is niet altijd juist. Als jij denkt dat iets duidelijk is hoeft dat voor een ander nog zeker niet zo te zijn. [/lang_nl][lang_en]Everyone has their own specialty. That’s why you work for that specific company or in that specific industry. A supplier is hired because of his expertise in an area where the client has no or less expertise. Rule 14 focuses on the gap between these two:

Keep account of lack of knowledge
It is difficult for you to step into someone else’s shoes. It is even harder to picture the knowledge of someone else. The tendency is to quickly believe that the other one understands you. That tendency is not always correct. If you think that something is clear for the other it doesn’t have to be the case. [/lang_en]

[lang_nl]Een veel voorkomend fenomeen is bovendien dat projectleden niet ‘af willen gaan’. Daarom wordt er meer dan eens “ja” of “hmm” gezegd op de vraag of iets wordt begrepen. Puur om gezichtsverlies te vermijden. De “ja” kan ook betekenen dat de ander echt denkt het begrepen te hebben. Maar nog steeds is dat niet zeker.

Het is overigens zeker niet zo dat het alleen zo is dat opdrachtgevers de leveranciers niet begrijpen. Sterker nog, het gebeurt andersom misschien nog wel vaker. Een opdrachtgever weet waar hij naartoe wil en moet dat duidelijk kunnen maken aan een leverancier die dat om moet zetten in een product. Hierbij ‘begrijpt’ de leverancier de opdrachtgever vaker niet dan wel. Ook omdat bij de leverancier de kennis van het vakgebied van de opdrachtgever ontbreekt.

Het is niet erg om de kennis niet te hebben of om het niet te begrijpen. Je kan immers niet alles weten. Het is wel erg om dat te verzwijgen en er niets mee te doen. Zorg dat je controleert of de kennis er is en probeer door herhaling te toetsen of het echt begrepen is. Laat andersom ook weten als je iets niet begrijpt.

[/lang_nl][lang_en]A very common phenomenon is that the project members do not "want to lose their face ‘. It is creating more than once a "yes" or "hmm" to the question whether something is understood. Pure to avoid face loss. The "yes" can also mean that the other person really does think he understands it. But still that is not certain.

It is certainly not true that only clients do not understand the suppliers. Indeed, it happens the may be even more frequent other way around. A client knows where he wants to go and should be able to make it clear to a supplier who then needs to convert it into a product. In this process the supplier often doesn’t ‘understand’ the client. Also because knowledge of the discipline of the client is missing.

It is ok not to have the knowledge or even not to understand. You cannot know everything. It is not ok to say you understand when you don’t and to do nothing. Make sure you check if there is enough knowledge by repetition and try to assess whether it is really understood. Also let the other one know if you do not understand something.

[/lang_en]
 

From Bas van den Beld Bas van den Beld: Speaker, Trainer, Moderator and writer

A project has a beginning and an end. In the intervening period the project has to be delivered. This means that there is an X- amount of time available for an X- amount of work. Too often this is not in line with each other. Therefore, rule 13 is:

Keep it feasible
A client would like to get as much as possible realized in the shortest possible time. A deadline is ‘hard’ and can often not change. Meanwhile, the demands have not become less and they even grow. The pressure from the client on the supplier will get very big.

The client may cut themselves into the fingers with this kind of behavior. By increasing the pressure on the supplier there is a bigger chance that a supplier will deliver a less good job. The supplier will want to keep the client happy and will try to handle as much as possible in the efforts to meet the demands and deadlines. But this will be at the expense of quality. Then, when deadlines are not met, the quality leaves something to be desired for or the price increases, the sponsor will get dissatisfied with the supplier. But that is not always justified.

A client must realize that there is only a limited amount of time and that within that time the most viable has to be achieved, but within the borders. Everything you ask for that is out of the boundaries will backfire, whether it is price, quality or time. The supplier also has its responsibilities. They should make clear what the limits of the possibilities are and be honest and open about communicating them. Keep it feasible: it will deliver a better product.

From Bas van den Beld Bas van den Beld: Speaker, Trainer, Moderator and writer