Category Archives: Rules Internet Project management

Rules on internetprojecmanagement: (10) Stay informed and read RSS Feeds

Category:Projectmanagement,Rules Internet Project management Tags : Projectmanagement Rules Internet Project management Series

[lang_nl]Nummer 10! In nummer acht sprak ik over het belang te weten hoe bepaalde zaken werken. Het is ook van belang te weten wat er (in grote lijnen) mogelijk is op het web. Zodat je net die stap verder bent. Tip tien is daarom:

Blijf op de hoogte: lees RSS-feeds

Het internet is een snel veranderende omgeving. Bijna dagelijks worden er nieuwe ‘dingen’ bedacht en worden de technologische mogelijkheden groter. Het is onmogelijk hiervan volledig op de hoogte te zijn. Toch is het belangrijk wel ‘iets’ te weten. Probeer als verantwoordelijke van de website (eigenaar, marketeer of contactpersoon richting de leverancier) in grote lijnen bij te houden wat er speelt op webgebied. Doe dit door enkele RSS-feeds van belangrijke sites bij te houden.

Door elke dag of elke week even te gaan koppensnellen door deze sites heen weet je in grote lijnen wat er mogelijk is. Dit heeft twee voordelen: 1. Je praat makkelijker ‘mee’ met de leverancier en 2. Je denkt vooruit: je weet dus waar je in de toekomst naartoe wil. Dat praat een stuk makkelijker en zorgt voor minder ‘ruis’ op de lijn tussen opdrachtgever en leverancier.[/lang_nl][lang_en]Number 10! In number eight, I spoke about the importance to know how certain things work. It is also important to know what is (broadly) possible on the web. So that you are just that step further. Tip ten is:

Stay informed and read RSS Feeds

The Internet is a rapidly changing environment. Almost daily there are new ‘things’ invented and get technological possibilities greater. It is impossible to know all. Yet it is important to know ‘something’.

As a websiteowner (or marketer or contact towards the supplier) try to track broadly what’s going on in the world of web. Do this by reading some RSS feeds of important websites.

By looking through your feeds every day or even every week you will know what are the possibilities you need to know off. This has two advantages: 1. It makes you understand the supplier more and 2. You’re thinking forward: you know where you want to go in the future. That makes conversations a lot easier and provides less’ noise ‘on the line between client and supplier.[/lang_en]

Rules on Internet projectmanagement (9) Speak out your expectations up front

Category:Projectmanagement,Rules Internet Project management Tags : Projectmanagement Rules Internet Project management Series
[lang_nl]Alweer regel nummer 9. Eentje die heel vaak vergeten wordt en nog  vaker pas achteraf wordt uitgevoerd: het uitspreken van verwachtingen. Doe dat voor je aan de slag gaat.

Spreek je verwachtingen vooraf uit

Een van de meest voorkomende ‘issues’ is dat de opdrachtgever aan het eind van het project zegt ‘maar dat is helemaal niet wat ik wilde hebben’. Of uit organisatorisch oogpunt: ‘het is me toch allemaal wat tegengevallen’. Die tweede opmerking zou ook gemaakt kunnen worden door de leverancier. Door vooraf verwachtingen uit te spreken kan je dit voorkomen.

Zorg ervoor dat je in de kick-off meeting of indien mogelijk nog daarvoor van beide kanten de verwachtingen van het proces en de uitkomst uitspreekt. Leg dit ook vast zodat altijd teruggegrepen kan worden naar de initiele verwachtingen.

Verwachtingen zullen in de loop van het project veranderen. Dat is niet erg, zolang je maar in de gaten houdt wat je oorspronkelijke doelen en verwachtingen waren. Daarom is het belangrijk deze wel uit te spreken en vast te leggen.[/lang_nl][lang_en]Speak out your expectations up front

One of the most common "issues" is the sponsor at the end of the project says’ but that’s not what I wanted." Or from an organizational point of view: "It’s not been like we expected." This second line could also have been made by the supplier. By speaking out your expectations up front you can maybe prevent these kind of remarks.

Rules on Internet projectmanagement: (8) Try out things yourself

Category:Projectmanagement,Rules Internet Project management Tags : Projectmanagement Rules Internet Project management Series
[lang_nl]De eerste regel in het nieuwe jaar is erg van toepassing op waar ik zelf momenteel mee bezig ben. Ik ben mijn eigen weblog aan het aanpassen en loop daar tegen veel dingen aan die ik later goed kan gebruiken bij andere implementaties. Dat scheelt straks weer. Mijn tip is dan ook: probeer zelf dingen uit.

Probeer zelf dingen uit
Wil ik een weblog bij mijn site? Wat is een wiki en is dat handig voor onze organisatie? Beide vragen waar experts antwoord op kunnen geven. De beste manier om erachter te komen of iets daadwerkelijk geschikt is voor je organisatie of site is het zelf uit te proberen.

Denk je erover om een weblog aan je site te hangen? Probeer het eerst eens uit. Start een weblog bij een gratis dienst zoals Blogger, WordPress of Web-log en ga bloggen. Schrijf desnoods over andere onderwerpen dan je zakelijke onderwerpen, maar zo ervaar je in ieder geval wat het is en kan je goed bepalen of je iets wel of niet wil gaan gebruiken.

Het projectmanagementvoordeel van het zelf uitproberen is natuurlijk dat je beter kan sturen op wat je wil omdat je weet waarover je het hebt.[/lang_nl][lang_en]The first rule in the new year is very applicable to what I’m currently doing. I am adjusting my own weblog and during that process I come across a lot of things that I can use for other good implementations in a later phase. My tip is: try out things yourself.

Try out things yourself
“Do I want a weblog on my site?” “What is a wiki and is that a good tool for our organization?” Both questions where experts will know the answer. The best way to find out whether something is actually suitable for your organization or website is to try it yourself.

Thinking about adding a weblog to your website? Try! Start a weblog with a free service like Blogger, WordPress or Web-log and start blogging. If necessary write about other subjects than your business issues. This way you can experience blogging and determine whether or not it’s something you want to use.

The projectmanagement advantage of trying it out yourself is obviously that you can better control what you want because you know what you are talking about.
[/lang_en]

Rules on Internet projectmanagement: (7) Communicate on the progress of the project

Category:Projectmanagement,Rules Internet Project management Tags : Projectmanagement Rules Internet Project management Series
[lang_nl]Deel 7 van de regels van Internet projectmanagement gaat over een heel belangrijk onderwerp: communiceren. Dat geldt voor zowel opdrachtgever als leverancier. Deel 7 dus:

Communiceer over de voortgang
Tijdens een project is het van groot belang dat alle betrokkenen weten wat de situatie is. Het is daarom belangrijk dat je blijft communiceren. Communiceer als leverancier de voortgang van het project en communiceer als opdrachtgever welke verwachtingen je hebt en wat jouw visie op de voortgang is.

Het communiceren kan op verschillende manieren. Belangrijk is persoonlijk contact (bellen, afspraken om situaties (bijvoorbeeld uitloop) uit te leggen). Voortgang kan gecommuniceerd worden per mail of voortgangsrapportages. De frequentie daarvan is afhankelijk van de grootte van het project.

Door de te communiceren voorkom je onduidelijkheden tussen de verschillende betrokkenen. Een opdrachtgever weet immers waar hij aan toe is en zal daardoor rustiger slapen, ook als de situatie minder rooskleurig is dan gehoopt. Weten wat er speelt is altijd beter dan onzekerheid.[/lang_nl][lang_en]Volume 7 of the rules of Internet projectmanagement deals with a very important subject: communication. This applies to both client and supplier. Volume 7 is:

Communicate on the progress of the project
During a project, it is very important that all parties involved know what the status is. It is therefore important that you communicate all the time. Communicate as a supplier about the progress of the project and communicate as a client about what expectations you have and what your vision on the progress is.

Communication can be done in different ways. Personal contact is important (phone, appointments to explain situations). Progress can be communicated by mail or progress reports. Frequency depends on the size of the project.

Good communication will help prevent inaccuracy between the various stakeholders. A client knows where he stands and will thereby sleep better, even if the situation is less rosy than hoped. Knowing what’s going on is always better than uncertainty. [/lang_en]

Rules on Internet projectmanagement: (6) Determine the possible pitfalls in the project in advance

Category:Projectmanagement,Rules Internet Project management Tags : Projectmanagement Rules Internet Project management Series

After a "French break", we pick up the rules for Internet projectmanagement. Today a general rule, which provides safety early in the project:

Determine the possible pitfalls in the project in advance

A project can ‘collapse’ in many different moments. That is, of course, exactly what you want to prevent. To have a ‘flexible’ project it is important, even before the start of the project, to map out where you can may get into trouble.

Previously I wrote an article (in Dutch) about Internet pitfalls. They are already eight possible pitfalls which you could identify in advance and for which you can set up countermeasures. However, there are many more potential pitfalls.

Start by creating a matrix with possible ‘bumps’ that you may expect in the project, estimate the probability that it is actually going to happen and define and adopt countermeasures.

If you already have thought about countermeasures in advance you can save two birds with one stone: you create awareness of the potential dangers involved in the project and you can quickly anticipate as a trap actually pops open.